Como minorista, se enfrentan a diversos retos de nómina, al igual que las tasas de rotación de empleados que cambia constantemente su nómina y precisión de seguimiento de tiempo para los empleados de salario por hora o mínimos. En la parte superior de las tareas del día a día, sin embargo, también debe acatar federal, estado, y las leyes de conservación de registros de nóminas locales.
De acuerdo con la Servicio de ingresos internos, registros de nómina deben conservarse durante un mínimo de cuatro años desde que los impuestos son debidos o desde la fecha en que se hizo el pago (que sea más tarde). Una de las razones más importantes para mantener los registros de nómina es porque apoyan entradas en sus libros y en sus declaraciones de impuestos. Con el fin de cumplir con las leyes de conservación de registros de nómina, usted debe mantener registros de la siguiente información:
- Los formularios de impuestos del empleador (informes) y el pago (depositar) ingresos
- la notificación del IRS con respecto a los impuestos sobre la nómina, incluyendo el estado de la frecuencia de las remesas del empleador
- Cantidad de consejos informó para empresas con empleados que reciben propinas
- Cantidades y fechas de todas salario gravable, anualidad, y los pagos de pensiones, incluyendo las bonificaciones y comisiones
- información de los empleados - direcciones, números de seguridad social, ocupaciones, fechas de los documentos de trabajo e impuestos (W-4 y W-2)
Las leyes estatales y locales de retención de impuestos de nómina
requisitos de retención de registros de nóminas estatales varían, incluyendo estatutos de limitaciones. El período de tiempo para retener estos documentos oscila entre tres a ocho años. Consulte las leyes de conservación de registros estatales y locales para confirmar los requisitos.
La Administración de Pequeños Negocios (SBA) sugiere mantener registros de nómina para un máximo de seis años, mientras que el sitio asesoría jurídica, Nolo, recomienda un período de hasta siete años poco más largo. Lo mejor es tener en cuenta todas las consecuencias que se relacionan con su negocio antes de tomar una decisión, y, si usted es capaz, a errar por el lado de la precaución y mantener los registros para el período más largo de tiempo recomendado.
El cumplimiento de normas de empleo
Otra razón fundamental para mantener registros de nómina se refiere a las normas de empleo, incluyendo la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FSLA).
El Departamento de Trabajo (ABAJO) se precisa la retención de nómina en Hoja informativa FLSA #21, lo que explica que los empleadores de los trabajadores no exentos (aquellos que califican para las horas extraordinarias) debe mantener los siguientes registros:
- Completo, nombre legal, número de seguridad social y la información de la dirección
- Fecha de nacimiento para los empleados menores de 18
- Sexo y la ocupación
- Hora y día de la semana cuando la semana laboral de cada empleado comienza
- El número total de horas trabajadas cada día y cada semana
- acuerdo de pago / estado-por hora, salario, tiempo completo, medio tiempo, etc..
- Tarifa de pago
- total diaria y semanal de los ingresos normales y extraordinarias
- Todas las adiciones y deducciones de nómina
- salarios totales pagados cada período de pago
- Fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago
El FSLA requiere que los registros de nómina se conservarán durante un mínimo de tres años, mientras que la información suplementaria (al igual que las tarjetas de tiempo o mesas de velocidad) necesita mantenerse durante dos años.
Y tramitación fiscal Documentos
Hay varios importantes documentos de impuestos de nómina y que proporcionan un registro de la información requerida por la ley. Algunos de los más importantes de esos documentos son para retener:
- W-4, Certificado de Exención de Retenciones del Empleado
- W-2, De retribuciones e impuestos del empleado
- Formulario 941, Formulario de impuestos trimestrales del empleador
- Formar 940, Declaración de Impuestos Federal para el Desempleo Anual del Patrono
- informes detallados de salarios, presentado trimestralmente al desempleo del estado y otras autoridades fiscales
- informes de nuevas contrataciones, presentado al estado por el empleador dentro de un número determinado de días después de hacer un nuevo empleado
- Talones de pago, requiere más de la mitad de todos los estados
¿Qué pasa si usted no mantiene el derecho de registros de nómina?
El IRS no toma a la ligera retención de registros de nómina. Se tiende a empujar con fuerza en situaciones en las que un minorista demuestra un patrón de desobediencia y negligencia. registros de retención no correctamente puede causar el IRS cerrar su negocio o que le llevará a los tribunales, y usted podría ir a la cárcel. Tómese el tiempo hoy para asegurarse de que está manteniendo los registros de nómina de una manera que cumpla con las regulaciones federales, las leyes estatales y locales. El punto correcto del sistema de venta puede tomar el dolor de cabeza del proceso y asegurarse de que tiene todo lo que necesita en el caso de una auditoría.